مهارات خدمة العملاء

مهارات خدمة العملاء : 8 مهارات احترافية لكسب عملاء أوفياء

مهارات خدمة العملاء لم تعد أمر اختياريا أو مجموعة من الشعارات بل أصبح واقعا تفرضه طبيعة الظروف والمتغيرات والمنافسة في بيئة الأعمال الحديثة. سواء كنت موظف خدمة العملاء أو أحد المهنيين المعنيين بالتعامل مع العملاء، أو كنت تملك عملا تجاريا صغيرا، ستحتاج إلى تعلم وإتقان المهارات اللازمة لخدمة عملاء ناجحة.

لماذا تهتم الأعمال التجارية كل هذا الاهتمام بخدمة العملاء؟ لماذا أصبحت الشركات تولي مزيدا من الاهتمام بجودة خدمات موظفيها وتحرص على تدريبهم وتطوير مهارات خدمة العملاء لديهم؟ بكل بساطة، لان تحقيق النجاح والنمو والإستمرارية فى السوق أصبح يتوقف على مدى وجود قاعدة عملاء وفية.

ما هي خدمة العملاء؟

خدمة العملاء هي وظيفة تتطلب مجموعة من المهارات الوظيفية. بوصفها وظيفة، يكون موظف خدمة العملاء مسؤولا عن تلبية احتياجات العملاء وضمان حصولهم على تجربة جيدة. وبوصفها مجموعة مهارات، فإن خدمة العملاء تتطلب العديد من المهارات الشخصية مثل الانصات الفعال والتواصل بمهارة عالية. جنبا إلى جنب مع المهارات والمعارف التقنية المتعلق بالخدمة و المنتج.

إحتياجات ورغبات وتطلعات وتوقعات العملاء فى تصاعد مستمر. ومفتاح النجاح يكمن فى التمييز فى خدمة العميل ليس فى المنتج الذى تبيعه أو الخدمة التى تعرضها. إن خدمة العملاء المتميزة ترقى بالاعمال التجارية إلى مستويات متميزة في خدمة ورضا العملاء.

سواء كنت تتفاعل مع العميل شخصيًا أو على الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة عبر الإنترنت، تتطلب خدمة العملاء منك أن تتمتع بعدد من المهارات الأساسية لتقدم خدمة عملاء ناجحة.

اقرأ أيضافن التعامل مع الزبائن ورضا العملاء

ما هي مهارات خدمة العملاء؟

هي صفات وممارسات تجهزك لتلبية احتياجات العملاء وتقديم تجربة عميل إيجابية. بشكل عام ، تعتمد هذه المهارات بشكل كبير على حل المشكلات والتواصل.

مهارات خدمة العملاء هي مجموعة من السلوكيات التي تعتمد عليها عند التفاعل مع أحد العملاء. يمكن أن تكون مفيدة أيضًا عند المتابعة بعد محادثة أولية. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل كمساعد افتراضي لشركة تكنولوجيا ، فقد تحتاج إلى مساعدة العملاء في استكشاف مشكلات أجهزتهم وإصلاحها.

لإنجاز هذا ، من المحتمل أن تستخدم العديد من المهارات المختلفة:

1. الصبر وبرودة الأعصاب

يوجد الصبر على رأس قائمة مهارات خدمة العملاء! قد يطرح العملاء والعملاء عدة أسئلة أو يكونون غير سعداء أو يطلبون منك تكرار التعليمات عدة مرات. الصبر مهم للحفاظ على المحادثة في مسارها الصحيح ، والبقاء أنيقًا وتوفير تجربة إيجابية أثناء التعامل مع العملاء.

ستأتي أوقات سيستفزنا فيها العملاء، وأيام لن يعمل فيها النظام بطريقة صحيحة، وأيام تسير الأمور كلها في الاتجاه الخطأ. يحتاج موظفو خدمة العملاء لأن يكونوا ذوي أعصاب حديدية، وأن يتحلوا بالصبر عندما لا تسير الأمور كما ينبغي. إن موظف خدمة العملاء الهادئ سيهدئ العميل أكثر من الموظف الذي يُظهر نفاد الصبر.

يتمتع موظف خدمة العملاء الجيد ببرودة اعصاب تساعده على للحفاظ على شخصيته المبتهجة بالرغم من تعامله مع شخص ربما يكون نكدا بطبيعته.

2. مهارة التواصل الفعال.

يجب على خبراء خدمة العملاء أن يمتلكوا قدرة تامة على التواصل الواضح والجيد، لأنهم الموظفون الذين يتحدث العملاء معهم أغلب الوقت، ومن سيتركون انطباع دائم عليهم. إن أكثر من ربع العملاء الراضين عن خدمة العملاء يوصون بالعمل لأصدقائهم. يحتاج العملاء لفهم ما يحدث في كل خطوة حتى يشعروا بالرضا في نهاية المكالمة. كما يكتشف موظفو خدمة العملاء المشكلات قبل أن تلاحظها الأقسام الأخرى بفترة طويلة، وقدرتهم على التواصل بوضوح مع الإدارة قد تساعد في حل المشكلات قبل أن تزداد سوءً.

بعد إجراء محادثة مع عميل، من المفترض أن تستخدم مهارات الاستماع الفعال لتسجيل عناصر الإجراء وإكمال أي مهام مطلوبة لحل مشكلة العميل. يتطلب العمل الفعال مع الآخرين مهارات مختلفة للمساعدة في إيجاد حل فعال للجميع. يمكنك أيضًا تطبيق مهارات مثل هذه بسهولة على المواقف مع الزملاء أيضًا.

3. الإلمام بكل جوانب المنتَج

من الواضح أن موظفي خدمة العملاء يجب أن يكون لديهم معرفة موسعة بالمنتج، وتمنح العديد من الشركات لموظفيها سيناريوهات للتعامل مع العملاء بشأن مشاكلهم، ولكن السيناريوهات لا تقدم حلولاً لكل شيء. يجب أن يتمكّن موظف خدمة العملاء من الارتجال بناء على معرفته بالمنتج، كما يجب على الشركات منح موظفي الخدمة لديها فرصة التعامل مع المنتج وتدريبهم على طريقة عمله بشكل كافي.

المعرفة التقنية بالمنتج أمر في غاية الأهمية. لحل المشاكل بفعالية ، من المحتمل أن تحتاج إلى المعرفة الفنية أو الصناعية المطلوبة لتستطيع حل المشكلة المطروحة.

4. الإيجابية وتفهم مشاعر الآخرين

قد تبدأ عملك بشخص محبط أو غير سعيد. من المهم أن تفهم مشاعر الآخرين وتتعرف عليها وتتواصل وفقًا لذلك.

ستصادف في بعض الأحيان أناسا من الصعب (أو من المستحيل) إرضاؤهم. وستبدأ بعض الحالات الخارجة عن سيطرتك (كمرور العميل بيوم عصيب، أو قد يكون متذمرا بطبيعته) بالتسرب إلى روتينك المعتاد في خدمة العملاء، وسيكون عليك التعامل مع هؤلاء العملاء الذين يشعرونك وكأنهم لا يريدون شيئا سوى إرهاقك.

إن الفارق بين “لا يمكننا توصيل هذا لك إلا الشهر القادم”، و”سيصل المنتج للمستودع الشهر القادم، وسأحرص على شحنه لك فورًا” هو فارق هائل من منظور خدمة العملاء. بيّنت البحوث أن اللغة الإيجابية أكثر فعالية بكثير في خلق انطباع إيجابي. يساعد هذا على زيادة رضا العملاء في نهاية المكالمة.

5. استغلال الوقت بفعالية

لو كنا في عالم مثالي، سيتمكن الموظفين من قضاء أطول وقت ممكن مع كل عميل حتى حل مشكلته، أما في عالم الواقع المحكوم بالميزانيات، وأهداف مثل عدد المكالمات الواردة، يجب أن يتمكن الموظف من حل المشكلة بكفاءة في أقصر وقت ممكن دون أن يجعل العميل يشعر وكأنه يتم استعجاله. كما يجب أن يتمكن من الانتباه للمشكلات الثانوية لتجنب اتصال العميل مرة أخرى في المستقبل والاضطرار للرجوع لكل شكوى مرة ثانية. إن القدرة على الموازنة بين هذه الأهداف هي مهارة لا يمتلكها الجميع، وقد يكون من الصعب تدريب الفرد عليها.

إن أفضل طريقة لتحقيق هذا هي منح الموظفين تعليمات محددة حول متوسط فترة كل مكالمة. تأكد من أن هذه الفترة مبنية على السرعة التي يستطيع أفضل الموظفين إكمال المكالمات بها، وليس مجرد تقسيم عدد المكالمات الواردة. لو كان يأتيك مكالمات بأكثر مما يمكن لموظفيك التعامل معه، يجب أن تعين مزيدًا من الموظفين وليس المطالبة بمزيد من الجهد من الموظفين الموجودين لديك.

6. القدرة على التعامل مع المفاجآت.

يحتاج موظفو خدمة العملاء للقدرة على التعامل مع أي مفاجئة دون ارتباك. وهذه إحدى أقوى مهارات خدمة العملاء ، فبينما يمكن ان يطلب عميل ما مجرد معلومة بسيطة، يوجد حالات ذات مشكلة شديدة التعقيد. يجب أن يتمكن الموظف من التعامل مع كلاهما بدون إظهار أي علامة على الارتباك أو الانزعاج أو الخوف.

بغضّ النظر عن الحالة، من الأفضل أن تكون قادرا على اتّخاذ قرارٍ بشكلٍ سريع، أو وضع تعليمات/مبادئ خاصة بك في مثل هذه الحالات. إن أنجح الموظفين هم الموظفين القادرين على التعامل مع الأشياء التي لم يقابلونها أبدًا من قبل، والتعامل بكل ثقة مع العميل، وأن يتحلى سلوكهم بالرغبة في حل المشكلة مهما كلف الأمر.

7. القدرة على إتمام المحادثة

أن تكون قادرا على “الإتمام” مع العميل يعني أن تكون قادرا على إنهاء المحادثة مع تأكدك من رضا العميل (أو أقرب ما يكون إلى ذلك) ومع شعور العميل بأنّ كل شيء تم الاهتمام به (أو سيتم ذلك). أنّ تعليق المحادثة بعد اتصال العميل أو قبل معالجة جميع المشاكل هو آخر شيء يرغب فيه العملاء، لذلك تأكد من أن تأخذ وقتك لتؤكّد مع العملاء أن كل مشكلة قد تم اعتبارها وحلّها بالكامل (أو سيتم حلّها).

عندما يخبرك العميل: “نعم، انتهيت (ليس لدي المزيد من المشاكل)”، ستعرف حينها أنّ المحادثة قد انتهت.

8. الرغبة والاستعداد للتعلم.

تتغير الأمور سريعًا في عالم الأعمال، وموظفي خدمة العملاء هم أول من يعاني من إحباط العملاء. موظفو خدمة العملاء هُم من يتلقون المكالمات عندما تتعرض الشركة لفضيحة، أو تطبق سياسة مثيرة للغضب، أو ينكسر شيء مهم في المنتج، ويبذلون أقصى ما في وسعهم لحل المشكلات. يجب على موظفي خدمة العملاء المتميزين أن يتمكّنوا من الارتجال سريعًا، لأنهم قد يضطرون لتغيير اتجاه عملهم مرة أو مرتين يوميًا، حسب ما يمليه كل موقف.

أهمية مهارات خدمة العملاء

إن معادلة النجاح التجاري لم تعد تستند إلى الترويج الابتكارى أو ملائمة السعر أو المنتج المتميز بل تستند فى المقام الأول إلى بناء علاقة شراكه ناجحة بين المؤسسة وعملائها. لأن الاحتفاظ بولاء العميل هو السبيل الأول والأخير لتحقيق الربحية وتقليل التكلفة. فما يقرب من 90 % من العملاء ينتقلون للمنافسين بعد تعرضهم لتجربة سيئة مع خدمة العملاء.

بالنسبة للعديد من الشركات ، فإن الأشخاص الذين يعملون في أدوار خدمة العملاء أو يستخدمون مهارات خدمة العملاء هم الوجه الإنساني للشركة. تعتمد هذه الشركات على الموظفين الذين يمكنهم إنشاء حوار إيجابي مع العملاء ، مما يساعد على تعزيز الولاء وسمعة طيبة.

إذا كنت تلعب دورًا في خدمة العملاء في صناعات مثل الأغذية والمشروبات أو التجزئة ، فقد يعزى جزء كبير من نجاحك إلى قدرتك على تقديم تجارب إيجابية للعملاء.

اقرأ أيضا: صفات مدير المبيعات الناجح

كيفية تطوير مهارات خدمة العملاء

يمكن لأي شخص تحسين مهارات خدمة العملاء وتطويرها. وفيما يلي بعض الأساليب يمكنك من خلالها تحقيق ذلك:

1. اطلب ملاحظات مباشرة من العملاء والزملاء. إذا سمح صاحب العمل بذلك، اطلب من العملاء تقديم ملاحظات حول الخدمة. يمكن أن يساعدك ذلك في فهم ما إذا كنت تقدم تجربة رائعة للعملاء. تجنب أخذ أي نقد سلبي على محمل شخصي. جميع ملاحظات العملاء مهمة، حتى لو كانت غير إيجابية.

2. اطلب ملاحظات مباشرة من مديرك. غالبًا ما يكون المديرون مسؤولين عن مراقبة كيفية عمل الموظفين مع العملاء. على هذا النحو ، قد ترغب في سؤال مديرك عن ملاحظاتك حول تفاعلات العملاء. إذا حدث معظم هذه التفاعلات عبر البريد الإلكتروني أو الوسائل الرقمية الأخرى ، فقد يكون من المفيد إعادة توجيه أو طباعة اتصالاتك لمديرك لأخذ انطباعه و ملاحظاته.

3. اطلع على تقارير ملاحظات العملاء. إذا كان صاحب العمل الخاص بك يزود العملاء بنماذج ملاحظات الخدمة، اغتنم الفرصة لمراجعتها إذا كانت متاحة لك. قد تمنحك مراجعة تعليقات العملاء شعورًا مختلفًا بقدراتك الحالية في خدمة العملاء مقارنة بما ستحصل عليه داخليًا من الإدارة أو الزملاء.

4. تعلم مهارات جديدة. قد تجد أنه من المهم تعلم مهارات خدمة العملاء الخاصة بك. يمكنك البدء بتطبيق مهارة شخصية مثل الصبر او التواصل الفعال مع الجميع داخل وخارج العمل. قد تجد أيضًا أنك تحتاج إلى تحسين معرفتك بالخدمة أو المنتج الذي يقدمه صاحب العمل فقد يحسن ذلك قدرتك على حل مشاكل العملاء بسرعة.

خلاصة

معظم مهارات خدمة العملاء هي مهارات شخصية وليست تقنية. إذا كان بإمكانك تعلم مهارة التواصل بفعالية واتخاذ القرارات والتفكير بشكل مستقل وقابلية تفهمك لمشاعر وردود العملاء.. ستجد أنه يمكنك التواصل بسهولة مع الآخرين ومساعدتهم. يبحث اصحاب الأعمال عن موظفي خدمة العملاء ذوي المهارات الشخصية القوية نظرًا لمدى قدرتهم على التفاعل مع العملاء والزملاء.

من تحرير : عبدالاله الكنوني

مصمم موشن جرافيك وكاتب محتوى لدى أسرار المال.

التحق بفريق العمل عام 2019. مصمم موشن جرافيك بقناة أسرار المال على يوتيوب، ويكتب أيضا عن موضوعات المشاريع الصغيرة والتسويق.

المهارات والاهتمامات
- مصمم موشن جرافيك
- كتابة المقالات
- تحرير ومونتاج الفيديو
- هواية التصوير الفوتوغرافي

شارك استفسارك أو تعليقك 👇

تعليق واحد